Digitalisation de la conformité réglementaire : quelles sont les questions les plus posées par les agents généraux et les courtiers lors des démonstrations du Classeur Conformité BeCLM ? (également connu sous le nom de Classeur Astrée ou Classeur ACPR)
Nous les avons compilées ici avec nos réponses. Best of :
Que m’apporte le classeur conformité(ACPR) par rapport à un dossier papier classique ?
- Le classeur numérique vous permet de visualiser en temps réel votre taux de complétude et de conformité. Vous savez toujours où vous en êtes et quelles tâches restent à accomplir.
- Les documents sont listés et organisés par thématiques comme le demande l’ACPR.
- Des notes pratiques réalisées par Astrée Avocats vous guident pour la création et la qualification des documents.
- Vous êtes automatiquement alerté lorsqu’un document doit être modifié ou mis à jour.
- Certains documents, comme les cartographies dirigeants et salariés, sont créés de manière automatique à partir des informations que vous enregistrez lors de la création de personnes et de l’intégration de documents.
- Le classeur intègre un contrôle gel des avoirs et Orias régulier et automatique sur vos apporteurs d’affaires et vos partenaires.
- Enfin, depuis janvier 2023 nous organisons chaque mois un webinaire gratuit avec Astrée Avocats sur l’une des thématiques du classeur. Vous gagnez ainsi en autonomie et êtes plus performant dans la gestion de votre conformité.
Quand je suis utilisateur du Classeur, est-ce que je peux vous poser des questions sur la réglementation ?
Nous répondons avec plaisir aux questions d’ordre général sur la conformité et comment la mettre en œuvre dans le classeur BeCLM.
Si vous êtes agent général et adhérent de l’AGEA, vous pouvez vous rapprocher de leurs juristes, ils répondront à vos questions. Si vous avez des questions précises, ou souhaitez réaliser un audit conformité de votre entreprise, nous pouvons vous mettre en relation avec notre partenaire Astrée Avocats.
Si vous êtes courtier et avez des questions d’ordre juridique, souhaitez réaliser un audit ou être accompagné dans la création de votre classeur, notre partenaire Astrée Avocats a une longue expertise de ces problématiques et vous aidera de manière très opérationnelle dans la mise en œuvre de votre projet.
Combien de temps faut-il pour enregistrer tous les documents dans le classeur ?
Le temps nécessaire pour compléter votre classeur conformité BeCLM dépend de deux facteurs :
- la taille de votre structure (le nombre de dirigeants, de salariés, d’apporteurs d’affaires et de partenaires que vous avez).
- Le nombre de documents dont vous disposez.
Si votre structure est composée de moins de 10 salariés et que vous avez la majeure partie des documents en votre possession, votre classeur sera en moyenne dûment complété en moins de 2 jours.
C’est une tâche que nous avons simplifiée et rationalisée au maximum en accompagnant chaque document à insérer à dans votre base documentaire d’une fiche-conseil rédigée par notre partenaire historique Astrée Avocats. Vous êtes guidé pas-à-pas.
Des modèles de documents sont-ils disponibles dans le Classeur ?
Si vous êtes agent général et adhérent AGÉA, leurs modèles de documents sont à votre disposition. Si vous n’êtes pas adhérent AGÉA, nous pouvons vous mettre en relation avec Astrée Avocats qui réalisera une mission de conformité et vous fera bénéficier de ses modèles.
Si vous êtes courtier ou avez une activité de co-courtage, nous vous conseillons de prendre contact avec votre association juridique. Elle doit tenir à votre disposition des modèles de documents. Nous pouvons également vous mettre en relation avec Astrée Avocats pour réaliser une mission de conformité. Vous bénéficierez alors de leurs modèles.
Dans le cadre de mon activité, je dois réaliser des contrôles GDA et PPE, puis-je les faire depuis le classeur conformité ?
Grâce au module optionnel de filtrage, vous pouvez désormais réaliser vos contrôles sur les listes de gels des avoirs et de personnes politiquement exposées directement depuis votre classeur. Ces listes gratuites sont incluses dans l’option filtrage BeCLM.
Que faire si certains documents demandés dans le classeur ne concernent pas mon activité ?
Lors de la mise en place de votre classeur, nous mettons à votre disposition la nomenclature liée à votre activité. Vous avez donc la liste exhaustive des documents à fournir en cas de contrôle.
Néanmoins, si des documents ne concernent pas votre activité, vous pouvez appliquer la mention “non applicable” dans le classeur. Elle les exclura de votre environnement.
Comment être certain que les documents sont classés dans le bon dossier ?
Les notes Astrée Avocats disponibles pour chaque document du classeur et chaque thématique, vous guident pas à pas dans la constitution de votre classeur. Vous disposez d’une feuille de route parfaitement claire et n’avez qu’à la suivre.
Le classeur BeCLM est-il agréé ACPR ?
Il n’existe pas aujourd’hui de label ACPR. Nos références, ce sont les dizaines d’entreprises accompagnées lors de contrôles ou d’audits, nos +1000 clients et la recommandation d’associations professionnelles comme l’AGEA. C’est un gage de confiance.
Est-ce qu’il faut un classeur pour chacune de mes entités ?
Si vous êtes agent, avez plusieurs agences et que vous êtes plusieurs associés sous la même entité, un seul classeur de conformité suffit. Si vous avez une autre entité de courtage, vous devez disposer d’un autre classeur.
Si vous êtes courtier, il vous faut un classeur de conformité par numéro Orias et pour chaque entité.
Comment la mise à jour de la liste des documents obligatoires est-elle effectuée ?
La liste des documents à fournir en cas de contrôle est mise à jour par les juristes d’Astrée chaque fois que la réglementation évolue. Si vous êtes adhérent AGÉA, le classeur évolue également en fonction des recommandations et exigences de votre syndicat.
Puis-je ouvrir un accès de mon classeur à l’ACPR ?
Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un accès à l’ACPR. La solution vous propose différentes extractions afin que vous puissiez fournir vos documents classés comme l’ACPR l’exige.
Le nombre d’utilisateurs du classeur est-il illimité ?
Oui, le nombre est effectivement illimité et la tarification ne change pas que vous ayez un ou 30 collaborateurs.
Vous n‘avez pas trouvé la question que vous souhaitez nous poser dans cet article, vous pouvez le faire sur notre formulaire de contact.
N.B. : Le Classeur Conformité BeCLM est l’outil digital basé sur la méthodologie d’organisation de la base documentaire créée par Isabelle Monin Lafin, avocate fondatrice d’Astrée Avocats. Il est recommandé par l’Agéa et utilisé par de très nombreux agents généraux. De plus, Il intègre une fonction filtrage gel des avoirs/personnes politiquement exposées qui en fait la solution idéale pour répondre à toutes les obligations réglementaires des courtiers. Découvrez le Classeur conformité BeCLM ici.
