Les logiciels de conformité réglementaire sont nombreux sur le marché. Si l’acquisition d’une solution de “compliance” est actée au sein de votre entreprise, la question de son déploiement se pose : est-ce que la solution est adaptée à l’entreprise ? Sa mise en place n’est-elle pas trop complexe ? Cela peut constituer un frein à la digitalisation des processus conformité.
Ces objections peuvent rapidement être levées. Voici pourquoi
Déploiement d’un logiciel de conformité réglementaire : les idées reçues
Lorsqu’on parle de déploiement d’un logiciel, de nombreuses objections apparaissent. Nous avons répertorié celles que nous entendons le plus souvent :
-
-
- “Nous ne sommes pas concernés” : tous les assujettis le sont !
-
- “Encore un logiciel de plus” : CRM, ERP, logiciels métiers… votre entreprise a sûrement de nombreux logiciels dans son SI. Le logiciel conformité va donc s’ajouter à la liste, ce qui rebute souvent les directions ou services IT.
-
- “Mes équipes n’adhéreront pas à cet outil” : beaucoup de collaborateurs sont réticents à l’utilisation d’un nouveau logiciel, car cela peut bouleverser leurs habitudes. Les convaincre de l’utilité est donc une étape importante.
-
- “Ce n’est pas adapté à mon entreprise” : les TPE et PME, particulièrement, ne pensent pas pouvoir s’équiper d’un tel outil, qu’elles trouvent trop compliqué à utiliser ou inadapté à leurs besoins concrets.
-
- “Cela va me coûter cher” : en lien avec le point précédent, un logiciel de conformité réglementaire est réputé pour être très coûteux (parfois des millions d’euros). Toutes les entreprises ne peuvent donc pas à priori s’équiper.
- “Le déploiement est trop long et complexe” : c’est un frein très souvent abordé. Les déploiements font peur aux entreprises qui craignent des bugs, que cela prenne trop de temps ou ne fonctionne pas.
-
BeCLM : un déploiement rapide
Chez BeCLM, nous balayons les idées reçues. Sur le marché, notre logiciel est singulier. Son déploiement l’est aussi : vous pouvez choisir un déploiement en mode SaaS, en créant directement les accès sur la plateforme web. Il est également possible de le déployer sur un SaaS privé ou “on premise” directement sur votre infrastructure IT. » The choice is yours « .
Pour la mise en place de ces modalités, nous avons une méthodologie basée sur deux ateliers :
-
-
- Tout d’abord un premier atelier pour recueillir les souhaits de l’entreprise en matière de configuration et modalités d’intégration. Les données sont intégrées, le logiciel pré-paramétré, les droits ouverts…
-
- Pendant 15 jours, les utilisateurs essaient la solution, réalisent des filtrages, mettent en place des alertes, relèvent les difficultés…
-
- Puis, un deuxième atelier est organisé pour analyser les résultats des deux semaines d’essai et prévoir les ajustements des algorithmes avant de lancer la plateforme en production
-
Une fois le “POC” validé, le logiciel de conformité réglementaire est mis en production et disponible en quelques jours.
Au-delà du déploiement, l’expertise conformité réglementaire
Déployer BeCLM, c’est aussi signer pour un véritable accompagnement et une prestation de conseil en conformité réglementaire dès l’amont de notre collaboration. Pendant le premier atelier, nous challengeons les processus conformité de nos clients, nous rappelons les différentes réglementations et les diverses pratiques…
Nous prévoyons également une formation pour montrer comment fonctionne le logiciel, comment l’utiliser pour répondre aux besoins concrets de l’entreprise, la solution BeCLM étant très ergonomique et simple d’utilisation.
Enfin, nous effectuons un suivi sur le long terme. Tous les ans, nous organisons un comité de pilotage pour faire le point sur les différents traitements, l’évolution des processus et de la réglementation. Nous en profitons pour sonder nos clients sur la solution, présenter les nouveautés et prévoir des évolutions si nécessaire. De plus, si nous constatons une mauvaise utilisation du logiciel, nous ne manquons pas de “ rectifier le tir ”. Tout au long du contrat, vous pouvez aussi vous appuyer sur notre » assistant réglementaire en ligne « .
C’est à la fois un support technique où vous pouvez poser toute question relative au fonctionnement de l’application et une porte ouverte vers les services d’Astérie Avocats, notre partenaire juridique expert de la conformité.
Vous l’aurez compris, la simplicité de déploiement du logiciel BeCLM est un atout dans la digitalisation de vos processus de conformité. Vous bénéficiez en outre d’une expertise réglementaire active pour la bonne réalisation de vos missions.
Vous avez un projet de mise en conformité ? Discutons-en :
